Las normas técnicas Colombianas, tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestión documental de las empresas oficiales privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones.
Las normas deben verse como guías flexibles que permitan su adaptación a las necesidades y características de cada empresa, y a su vez contribuyan a la disminución de tiempos y costos con buena calidad.
NORMAS TÉCNICAS PARA LOS DOCUMENTOS COMERCIALES
PRIMERA NORMA:
La primera herramienta que debe utilizar es el bloc de notas y un bolígrafo en uso. Podemos manejar estupendamente los programas informáticos requeridos pero olvidar aspectos importantes y detalles que se nos han indicado y que pueden influir en la elaboración y presentación de documentos.
Cuando sea llamada/o a otra estancia para que otra persona le de indicaciones sobre su trabajo, no olvide nunca coger su bloc de notas y un bolígrafo en uso, aunque su memoria sea buena, pueden darse circunstancias por las que . olvide todo o parte de lo que se le ha indicado.
Tras recibir las indicaciones, haber tomado al dictado o tener preparado su datáfono, identificará el documento de que se trata y preparará los márgenes de la página en función del escrito que va a redactar y/o a mecanografiar.
No es lo mismo el margen izquierdo de una carta comercial, que supone aproximadamente una cuarta parte del ancho de un papel tamaño DINA4, es decir entre 4 y 4,5 cm ., que el de un informe, cuyo texto estará centrado en el tamaño del papel a emplear y donde deberá tener previstos los espacios para la encuadernación.
TERCERA NORMA
Independientemente del escrito a mecanografiar o redactar, una buena presentación exige que, dentro de los márgenes escogidos, justifique el texto a derecha e izquierda.
